Zasady przetwarzania danych osobowych klientów firmy AMTEK spol. s r.o. Sp. z o.o. Oddział w Polsce
Celem niniejszych „Zasad przetwarzania danych osobowych klientów firmy AMTEK, spol. s r.o. Sp. z o.o. Oddział w Polsce”, wydanych w myśl RODO przez firmę AMTEK, spol. s r.o., IČ [REGON] 18824315, z siedzibą Olbrachtovo náměstí 794/3, Komín, 624 00 Brno, Republika Czeska, e-mail: amtek@amtek.cz oraz jej oddział AMTEK, spol. s r.o. Sp. z o.o. Oddział w Polsce, REGON 016154280, z siedzibą ul. Przasnyska 6b, 01-756 Warszawa, Polska, e-mail: amtek@amtek.pl, (dalej jako „Zasady” i „firma AMTEK”), jest udzielenie informacji o tym, jakie dane osobowe firma AMTEK przetwarza na temat osób fizycznych w związku ze sprzedażą towarów i wykonywaniem usług, do jakich celów i przez jaki okres firma AMTEK te dane osobowe przetwarza zgodnie z obowiązującymi przepisami, komu i z jakiego powodu może je przekazać, jak też udzielenie informacji, jakie prawa przysługują osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.
Firma AMTEK, spol. s r.o. Sp. z o.o. Oddział w Polsce oraz firma AMTEK, spol. s r.o. są współadministratorami danych osobowych. Firma AMTEK, spol. s r.o. jako administrator nie powołała inspektora ochrony danych osobowych. Firma AMTEK, spol. s r.o. Sp. z o.o. Oddział w Polsce jako współadministrator nie powołała inspektora ochrony danych osobowych.
Niniejsze Zasady dotyczą przetwarzania danych osobowych klientów firmy AMTEK, tzn. w zakresie danych osobowych odpowiadających rodzajowi stosunku łączącego je z firmą AMTEK.
Niniejsze Zasady wchodzą w życie 25.05.2018 r. i zostały wydane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („rozporządzenie” lub „RODO”) w celu zapewnienia obowiązku informacyjnego firmy AMTEK jako administratora w myśl art. 13 RODO.
A. Kategoria danych osobowych
Daną osobową jest każda informacja dotycząca osoby fizycznej, którą firma AMTEK jest w stanie zidentyfikować. W związku ze sprzedażą towarów w sklepie internetowym firma AMTEK może przetwarzać następujące kategorie danych:
1. Podstawowe dane identyfikacyjne i dane adresowe
Dane te są konieczne do zawarcia i realizacji umowy. W szczególności są to:
- imię, nazwisko, tytuł akademicki
- adres doręczenia
- adres faktury, o ile adres ten jest inny niż adres doręczenia
2. Dane kontaktowe
- numer telefonu kontaktowego
- adres e-mail
- adres IP
3. Dane przetwarzane na podstawie Państwa zgody
Przetwarzanie tych danych nie jest niezbędne do realizacji umowy lub wywiązywania się z obowiązków prawnych, jednak ich przetwarzanie umożliwia firmie AMTEK podnoszenie poziomu usług, ustalenia, co naprawdę interesuje klientów, jak też ewentualnie informowanie klientów o odpowiednich dla nich ofertach. Dane te przetwarzane są wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody i mogą być przetwarzane w okresie, na który została udzielona zgoda. W szczególności są to:
- dane uzyskane w badaniach marketingowych (w przypadku klientów firmy AMTEK są one przetwarzane na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych)
- zapisy na temat zachowania na stronie internetowej administrowanej przez firmę AMTEK pozyskane na podstawie cookies po ich akceptacji w przeglądarce internetowej (dane te przetwarzane są w celu poprawy funkcjonalności strony internetowej prowadzonej przez firmę AMTEK, reklamy internetowej, a w razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów handlowych dane te są przetwarzane wraz z pozostałymi danymi osobowymi udostępnionymi w tym celu)
B. Cele, przyczyny prawne i okresy przetwarzania danych osobowych
Zakres przetwarzanych danych zależy od celu ich przetwarzania. W niektórych celach dane można przetwarzać bezpośrednio na podstawie umowy lub na podstawie ustawy (bez konieczności wyrażenia dodatkowej zgody), zaś przetwarzanie w innych celach wymaga już udzielenia zgody.
1. Przetwarzanie w celu realizacji umowy, wywiązywania się z obowiązków prawnych i z uwagi na uzasadnione interesy firmy AMTEK
Udostępnienie danych osobowych potrzebnych do realizacji umowy, wywiązywania się z obowiązku prawnego firmy AMTEK i ochrony uzasadnionych interesów firmy AMTEK jest obowiązkowe. Bez udostępnienia tych danych osobowych w tych celach niemożliwe byłoby świadczenie usług. Do przetwarzania danych osobowych w tych celach nie jest wymagana Państwa zgoda. Nie można wyrazić sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy lub wywiązywania się z obowiązku prawnego.
W szczególności chodzi o następujące cele cząstkowe:
- wystawienie faktury za zamówiony i dostarczony towar (realizacja umowy
- wywiązywanie się z ustawowych obowiązków podatkowych (realizacja obowiązku prawnego)
- udostępnienie danych adresowych i kontaktowych firmie transportowej(realizacja umowy)
- procesy związane z identyfikacją klienta (realizacja umowy
- zapewnienie dowodów w razie konieczności obrony praw firmy AMTEK
Dane osobowe na potrzeby tych czynności przetwarzane są w zakresie koniecznym do realizacji tych czynności i przez czas potrzebny do ich realizacji lub przez czas określony wprost w przepisach prawa. Po tym okresie dane te zostaną usunięte lub zanonimizowane. Podstawowe terminy przetwarzania danych osobowych podane są poniżej.
W razie kupna towaru od firmy AMTEK, firma AMTEK ma prawo do przetwarzania danych osobowych, danych identyfikacyjnych i danych kontaktowych klienta, danych towaru i danych uzyskanych w trakcie komunikacji między klientem i firmą AMTEK przez okres 3 lat od dnia upływu ważności okresu gwarancyjnego towaru.
Faktury wystawione przez firmę AMTEK są przechowywane do czasu upłynięcia terminu przedawnienia podatkowego. Co do zasady termin ten wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego ze zobowiązania podatkowego. Z uwagi na konieczność udokumentowania przyczyny prawnej wystawienia faktury także umowy klienckie archiwizowane są przez okres co najmniej 5 lat od daty upływu ważności umowy.
2. Przetwarzanie danych klientów firmy AMTEK w celach marketingowych wykonywane za ich zgodą od 25.05.2018 r.
Dane osobowe klienta firmy AMTEK mogą być przetwarzane w celach marketingowych za jego zgodą.
Firma AMTEK od 25.05.2018 r. będzie przetwarzać dane osobowe klienta w celach marketingowych przede wszystkim w celu stworzenia odpowiedniej oferty produktów i usług i zaprezentowania jej klientowi telefonicznie, pisemnie, za pomocą wszelkich środków reklamy internetowej, tzn. w formie komunikacji elektronicznej przy użyciu danych kontaktowych. Z tego względu w przypadku klientów, którzy wyrazili taką zgodę, firma AMTEK będzie przechowywać dane o ich typowym zachowaniu przy korzystaniu z produktów firmy AMTEK, jak też będzie tworzyć i archiwizować anonimizowane analizy zachowań. Wszelkie te czynności są niezbędne, aby firma AMTEK mogła skierować do klientów odpowiednie oferty marketingowe.
Udzielenie zgody na wykorzystanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne i klient może ją po 25.05.2018 r. w dowolnej chwili odwołać. Zgoda ta zachowuje swoją ważność przez okres 10 lat lub do momentu odwołania jej przez klienta. Wszelkie kategorie danych wymienione w sekcji A niniejszego dokumentu (za wyjątkiem podpisu) mogą być przetwarzane w celach marketingowych na podstawie zgody. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, odwoła swoją zgodę, to fakt ten nie wpływa na możliwość przetwarzania jej danych osobowych przez firmę AMTEK do innych celów i na podstawie innych tytułów prawnych, zgodnie z niniejszymi zasadami przetwarzania danych osobowych.
3. Przetwarzanie danych osób, których dane dotyczą, które udzieliły zgody na przesyłanie im informacji marketingowych za pośrednictwem kontaktu elektronicznego
W przypadku osób, które udzieliły zgody na przesyłanie im informacji marketingowych za pośrednictwem kontaktu elektronicznego, firma AMTEK przetwarza za ich zgodą i przez okres, na jaki ta zgoda została udzielona, kontakty, które osoba udostępni do celów przesyłania jej informacji marketingowych zawierających ofertę produktów firmy AMTEK. Jeżeli zgoda taka zostanie wyrażona za pośrednictwem strony internetowej prowadzonej przez firmę AMTEK, to wraz z tymi kontaktami przetwarzane są także dane pozyskane z cookies firmy AMTEK, które umieszczone są na stronie internetowej, na której zgoda ta została udzielona, tzn. wyłącznie w przypadku, gdy podmiot ten akceptuje cookies w swojej przeglądarce internetowej.
4. Przetwarzanie cookies umieszczonych na stronie internetowej prowadzonej przez firmę AMTEK
W przypadku gdy osoba akceptuje cookies w swojej przeglądarce internetowej, to przetwarzane są zapisy o jej zachowaniu pochodzące z cookies umieszczonych na stronie internetowej www.amtek.pl prowadzonej przez firmę WDT, s.r.o., do celów zapewnienia lepszej funkcjonalności strony internetowej firmy AMTEK oraz w celu reklamy internetowej firmy AMTEK.
Kategorie odbiorców danych osobowych
Firma AMTEK wywiązując się ze swych zobowiązań i obowiązków wynikających z umów korzysta z fachowych i specjalistycznych usług innych podmiotów (np. firm spedycyjnych, usług księgowych, usług windykacyjnych itp.). W przypadku gdy dostawcy ci przetwarzają dane osobowe przekazane im przez firmę AMTEK, pełnią rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe i przetwarzają dane osobowe wyłącznie w ramach poleceń otrzymanych od firmy AMTEK i nie mogą ich wykorzystywać w inny sposób. W szczególności chodzi o administrowanie systemem IT, reklamę internetową itp. Każdy taki podmiot jest starannie wybierany i zawierana jest z nim umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której podmiot przetwarzający ma ściśle określone obowiązki ochrony i zabezpieczenia danych osobowych.
Podmiotami przetwarzającymi są firmy posiadające siedzibę na terytorium Polski jak również z siedzibą w państwie członkowskim Unii Europejskiej.
Zasady przetwarzania danych osobowych
Firma AMTEK przetwarza dane osobowe ręcznie oraz w sposób zautomatyzowany. Firma AMTEK prowadzi ewidencję wszelkich czynności, zarówno przeprowadzanych ręcznie, jak też zautomatyzowanych, podczas których ma miejsce przetwarzanie danych osobowych.
Informacje handlowe
Do oznaczania informacji handlowych firmy AMTEK lub stron trzecich firma AMTEK stosuje odpowiednie oznaczenie, z którego jasno wynika, że dana informacja jest informacją handlową w myśl obowiązujących przepisów prawa. Z informacji handlowych przesyłanych przez firmę AMTEK zawsze jasno wynika, że ich nadawcą jest firma AMTEK. Informacje handlowe mogą być przesyłane na kontakty naszych klientów na podstawie udzielonej przez nich wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i handlowych. W przesyłanych informacjach handlowych zamieszczony jest także komunikat o możliwości rezygnacji z otrzymywania tych informacji.
Informacja o prawach osób, których dane dotyczą, przysługujących im w związku z przetwarzaniem danych osobowych od 25.05.2018 r.
Począwszy od 25.05.2018 r., w myśl rozporządzenia, osobie, której dane dotyczą, w przypadku, gdy stanie się dla firmy AMTEK możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną i udokumentuje firmie AMTEK swą tożsamość, przysługują następujące prawa:
1. Prawo dostępu do danych osobowych
W myśl art. 15 RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, które obejmuje zarówno prawo do uzyskania od firmy AMTEK:
- zaświadczenia, że przetwarza ona dane osobowe,
- •informacji o celu przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach, którym dane osobowe zostały lub zostaną udostępnione, planowanym okresie przetwarzania, istnieniu prawa do żądania od administratora sprostowania lub usunięcia danych osobowych, dotyczących osoby, której dane dotyczą, lub ograniczenia ich przetwarzania, lub do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, złożenia skargi do organu nadzorczego, o wszystkich dostępnych informacjach i okolicznościach dotyczących źródła danych osobowych, o ile nie zostały one pozyskane od osoby, której dane dotyczą;
Prawo do potwierdzenia danych osobowych i do uzyskania informacji można zgłosić pisemnie na adres siedziby firmy AMTEK.
2. Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych
W myśl art. 16 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do sprostowania dotyczących jej nieprawidłowych danych osobowych, które przetwarza firma AMTEK. Klient firmy AMTEK ma także obowiązek zgłaszania zmian swych danych osobowych. Jednocześnie ma on obowiązek współdziałania w razie stwierdzenia, że przetwarzane dane osobowe, które go dotyczą, są nieprawidłowe. Sprostowanie zostanie przeprowadzone niezwłocznie, jednak zawsze z uwzględnieniem możliwości technicznych. Wniosek o sprostowanie danych osobowych można złożyć poprzez stronę internetową firmy AMTEK lub przesłać na adres e-mail: rodo@amtek.pl
3. Prawo do usunięcia danych osobowych
W myśl art. 17 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do usunięcia danych, które jej dotyczą, jeżeli firma AMTEK nie przedstawi uzasadnionych przyczyn przetwarzania tych danych osobowych. Firma AMTEK ma ustawiony mechanizm zapewniający automatyczną anonimizację lub usunięcie danych osobowych w przypadku, gdy nie są one już potrzebne do celu, w jakim były przetwarzane. Wniosek o usunięcie danych osobowych osoba, której dane dotyczą, może przesłać na adres e-mail: rodo@amtek.pl. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, przypuszcza, że jej dane osobowe nie zostały usunięte, może zwrócić się pisemnie do firmy AMTEK na adres jej siedziby.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania
W myśl art. 18 RODO osoba, której dane dotyczą, do czasu rozpatrzenia wniosku ma prawo do ograniczenia przetwarzania, jeżeli podważa on prawidłowość danych osobowych, powody ich przetwarzania lub jeżeli zgłasza zarzuty przeciw ich przetwarzaniu. Odpowiedni wniosek podmiot danych zgłasza pisemnie na adres siedziby firmy AMTEK lub na adres e-mail: rodo@amtek.pl.
5. Prawo do powiadomienia o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania
W myśl art. 19 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do bycia powiadomionym przez firmę AMTEK o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych. W przypadku sprostowania lub usunięcia danych osobowych firma AMTEK poinformuje o tym poszczególnych odbiorców, za wyjątkiem przypadków, gdy jest to niemożliwe lub wymaga to niewspółmiernie dużego wysiłku.
6. Prawo do przenoszenia danych osobowych
W myśl art. 20 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do przeniesienia danych jej dotyczących, które udostępniła administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jak też ma prawo żądać od firmy AMTEK przekazania tych danych innemu administratorowi.
7. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
W myśl art. 21 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych z powodu uprawnionych interesów firmy AMTEK.
W przypadku, gdy firma AMTEK nie udowodni, że istnieje prawnie uzasadniona podstawa przetwarzania, która jest nadrzędna wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, to firma AMTEK zaprzestanie niezwłocznie przetwarzania danych na podstawie skargi. Sprzeciw można przesłać pisemnie na adres siedziby firmy AMTEK lub na adres e-mail: rodo@amtek.pl.
8. Prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych obowiązującą od 25.05.2018 r. można odwołać w dowolnej chwili po tej dacie. Odwołanie musi mieć formę wyraźnego, zrozumiałego i zdecydowanego oświadczenia, które należy przesłać listem na adres siedziby firmy AMTEK lub na adres e-mail: rodo@amtek.pl.
Zgodę na przesyłanie informacji marketingowych udzieloną w odniesieniu do konkretnego kontaktu elektronicznego można odwołać w każdej chwili wysyłając wiadomość na adres e-mail: rodo@amtek.pl.
Przetwarzanie danych z cookies można przerwać zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej.
9. Prawo do zwrócenia się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych – prawo do złożenia skargi
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo skierować skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (www.uodo.gov.pl).
